LE REGOLE DI COMPORTAMENTO
Rapporti con il personale, i volontari e i soci
La OPEN, nella consapevolezza che la piena condivisione dei principi e valori enunciati nel Codice, unitamente al senso di appartenenza e alla professionalità dei suoi collaboratori, sono condizioni determinanti per conseguire la propria missione e che la peculiarità e delicatezza degli interessi coinvolti non può prescindere da un rapporto altamente fiduciario con il personale, i volontari e i soci, richiede a questi ultimi, al momento dell’instaurazione del rapporto, l’impegno alla rigorosa osservanza delle norme e dei principi ispiratori del Codice.
La ricerca e selezione del personale è effettuata unicamente in base alla corrispondenza dei profili dei candidati rispetto alle esigenze della OPEN e a criteri di oggettività e trasparenza, garantendo pari opportunità ed evitando qualsiasi forma di favoritismo.
Le assunzioni del personale avvengono con regolare contratto di lavoro, nel pieno rispetto della legge e dei CCNL applicabili. Non è tollerata alcuna forma di lavoro irregolare né alcuno sfruttamento di forme di collaborazione particolari. È altresì garantito il rispetto della normativa vigente in tema di sicurezza e igiene degli ambienti di lavoro.
La OPEN si impegna a sviluppare le capacità e a valorizzare le competenze dei propri volontari e del personale mediante un sistema di formazione continua, attraverso l’organizzazione periodica di corsi di base e di aggiornamento caratterizzati da un approccio multidisciplinare (sociale, psicologico, medico e legale).
Il personale, i volontari e i soci sono tenuti a collaborare al mantenimento di un clima di reciproco rispetto e a non porre in essere atteggiamenti che possano ledere la dignità, l’onore e la reputazione di ciascuno.
L’attività dell’Associazione richiede l’acquisizione, la conservazione, il trattamento e la comunicazione di dati personali protetti dalla normativa a tutela della privacy (D.Lgs. 196/2003 e successive modifiche, integrazioni e regolamenti attuativi, nonché di informazioni e documenti riservati attinenti alle procedure di adozione internazionale.
Il personale e i volontari sono tenuti a tutelare la riservatezza e confidenzialità delle informazioni apprese in ragione della propria funzione e non possono utilizzare, comunicare o divulgare le stesse senza una preventiva e specifica autorizzazione.
In particolare, Il personale e i volontari devono:
- acquisire e trattare, in modo lecito (ai sensi del D.Lgs. 196/2003), solamente i dati necessari e direttamente connessi alle sue funzioni;
- conservare detti dati in modo tale da impedire a terzi estranei di prenderne conoscenza, in conformità a quanto normativamente previsto (ai sensi del D.Lgs. 196/2003), anche in tema di trattamento di dati sensibili e/o giudiziari con strumenti elettronici;
- comunicare e divulgare i dati, nel rispetto delle procedure prefissate dall’Associazione OPEN, ovvero previa autorizzazione della persona a ciò delegata.
Il personale e i volontari sono chiamati ad impiegare le risorse ed i beni strumentali dell’Associazione OPEN con diligenza e parsimonia e ad evitarne usi privati o utilizzi impropri che possano danneggiarli o ridurne l’efficienza.
Il personale e i volontari devono sentirsi custodi dei beni dell’Associazione OPEN affidatigli per lo svolgimento elle loro funzioni e hanno il dovere di informare tempestivamente il responsabile di sede di malfunzionamenti ed eventi potenzialmente dannosi.
Per quanto concerne le applicazioni informatiche, il personale e i volontari sono tenuti ad utilizzarle secondo le indicazioni e per gli scopi per i quali vengono messe a disposizione e ad adottare scrupolosamente tutte le precauzioni tecniche, al fine di non compromettere la funzionalità e la protezione dei sistemi informatici.
Nell’interazione on-line con gli interlocutori dell’Associazione OPEN, non è consentito inviare messaggi di posta elettronica dal contenuto minatorio o ingiurioso, ricorrere a linguaggio di basso profilo, esprimere commenti che possano recare offesa alla dignità delle persone e/o danno all’immagine dell’Associazione; non è consentito navigare su siti internet con contenuti indecorosi o offensivi e comunque non strettamente connessi all’attività della OPEN.
Il personale, i volontari e i soci sono tenuti a sollecitare chiarimenti in caso di dubbi interpretativi o applicativi del Codice nonché a segnalare insufficienze e lacune delle procedure rispetto alle previsioni del Codice, rivolgendosi a tal fine ai responsabili delle sedi territoriali, i quali, a loro volta, hanno il compito di vigilare sull’osservanza del Codice e di monitorarne l’efficacia, riferendo in merito al Consiglio direttivo per le opportune iniziative di aggiornamento del Codice e/o di formazione e sensibilizzazione sulle problematiche relative ai contenuti dello stesso.
Rapporti con i collaboratori e consulenti
La OPEN, per lo svolgimento delle sua attività, si giova dell’apporto di professionisti in campo sociale, giuridico, medico e psicologico.
La OPEN procede all’individuazione e selezione dei propri collaboratori e consulenti con assoluta imparzialità, autonomia e indipendenza di giudizio, sulla base del criterio della competenza professionale.
La OPEN seleziona i referenti e collaboratori di cui si avvale per l’assistenza ai minori attraverso un’accurata verifica preventiva delle doti etiche ed umane e dei requisiti professionali e garantisce una costante vigilanza sul loro operato.
Comportamenti dei collaboratori, consulenti e referenti non conformi ai principi espressi nel Codice possono essere considerati dalla OPEN motivo di lesione del rapporto fiduciario e giusta causa di risoluzione dei rapporti contrattuali e/o di collaborazione.
Rapporti con i donatori e sostenitori
Per l’adempimento della sua missione, l’Associazione OPEN si avvale del contributo dei soci, nonché del supporto finanziario di donatori e sostenitori pubblici e privati.
Il contatto con i finanziatori rappresenta per la OPEN lo strumento per promuovere una cultura autentica della solidarietà, non limitata al mero contributo economico, ma fondata sul coinvolgimento emotivo personale; la OPEN, pertanto, nella ricerca delle risorse per finanziarie le proprie iniziative, persegue in via prioritaria la creazione di un legame diretto del donatore/sostenitore. La OPEN garantisce il rispetto della destinazione delle somme donate al progetto prescelto e assicura a tutte le categorie dei suoi finanziatori un’informazione puntuale, trasparente e costante sulle finalità, le caratteristiche, i tempi programmati e lo stadio di attuazione dei singoli progetti sostenuti, nonché la diffusione pubblica dei dati per valutare l’efficacia degli interventi effettuati e l’efficienza della gestione economica, attraverso il notiziario e la pubblicazione del rendiconto annuale dell’Associazione OPEN.
È fatto divieto di dare, offrire o promettere denaro o altre utilità, esercitare pressioni illecite, presentare dichiarazioni non veritiere, al fine di conseguire erogazioni pubbliche, contributi o finanziamenti e destinare somme ricevute a tale titolo a scopi diversi da quelli per i quali sono stati assegnati.
L’Associazione OPEN assicura la massima riservatezza sull’identità dei donatori privati.
L’Associazione OPEN non prende in considerazione offerte di finanziamento da parte di soggetti ed imprese che operino in settori economici e produttivi incompatibili con l’etica della OPEN (a titolo esemplificativo, armamenti, sfruttamento commerciale del sesso e dei minori), che utilizzino strategie di mercato in contrasto con la missione della OPEN o che pongano in essere condotte non rispettose della legge, dei diritti umani, dei minori, dei lavoratori, dell’ambiente e che, comunque, non diano garanzie di eticità in relazione alla provenienza del denaro offerto.
L’Associazione OPEN non accetta atti di liberalità che, per le caratteristiche politiche, culturali od economiche del donatore, potrebbero pregiudicare la sua indipendenza.
Rapporti con i Partners
Per un più efficace perseguimento delle proprie finalità e per la migliore realizzazione di singoli progetti la OPEN s’impegna ad agire in sinergia con altre associazioni, fondazioni e associazioni non governative che operino nel campo della tutela dei minori e della solidarietà, nonché con istituzioni ed enti impegnati nei settori dell’oncologia pediatrica anche attraverso la promozione di coordinamenti, protocolli d’intesa e convenzioni.
I rapporti con i Partners sono improntati a lealtà, correttezza e spirito di collaborazione.
Qualora la cooperazione dovesse rivelarsi inefficace o nel corso dell’azione congiunta dovessero emergere nel modo di operare del/i Partners profili di contrasto insanabile con i principi del Codice e con i valori accolti dalla OPEN, quest’ultima s’impegna a cessare il rapporto di collaborazione.
Rapporti con i fornitori
La scelta dei fornitori e l’acquisto di beni e servizi avviene sulla base di valutazioni obiettive secondo criteri di qualità, competitività, economicità, prezzo della fornitura e nel rispetto dei principi etici indicati nel presente codice.
La OPEN non instaura rapporti contrattuali con soggetti economici che, nello svolgimento della loro attività, risultino mettere in atto comportamenti lesivi dei diritti fondamentali della persona, che comunque non siano in grado di assicurare l’assoluta legittimità del proprio operato, che utilizzino lavoro infantile o minorile e operino discriminazioni e abusi a danno dei lavoratori.
Gli incaricati degli acquisti non devono accettare alcun regalo o altra utilità che possa creare imbarazzo, condizionare le loro scelte o far sorgere il dubbio che la loro condotta non sia trasparente o imparziale.
Rapporti con le Istituzioni
La gestione dei rapporti con Autorità, Istituzioni ed Enti aventi natura pubblicistica, in ambito sia nazionale che estero, è riservata al Presidente dell’Associazione e ai soggetti a ciò delegati; tali rapporti devono ispirarsi alla più rigorosa osservanza delle norme di legge vigenti ed essere improntati ai principi di correttezza, trasparenza, collaborazione e non ingerenza, nel rispetto dei reciproci ruoli.
È vietato offrire ai rappresentanti di Istituzioni pubbliche denaro o altre utilità ed eseguire nei loro confronti atti di cortesia o di ospitalità che possano essere interpretati come strumenti di pressione per ottenere il compimento di atti d’ufficio o come finalizzati ad acquisire indebiti vantaggi per la OPEN.
Rapporti con gli organi di stampa ed altri mezzi di comunicazione di massa
La OPEN si rivolge agli organi di stampa e di comunicazione di massa unicamente attraverso il proprio Presidente o altri soggetti portavoce a ciò espressamente delegati, in un atteggiamento di massima correttezza, disponibilità, e trasparenza.
I destinatari del Codice privi della necessaria delega o autorizzazione non possono intrattenere rapporti con i mass media né rilasciare dichiarazioni pubbliche, dati ed informazioni riguardanti la OPEN e, qualora a qualsiasi titolo contattati da operatori dell’informazione, indirizzano il richiedente ai soggetti a ciò designati.
Le comunicazioni relative alla OPEN destinate all’esterno devono essere volte a favorire la corretta conoscenza della missione e dei progetti della stessa attraverso informazioni chiare, accurate, veritiere, complete e tra loro omogenee.
Nei rapporti con la stampa e gli altri organi di informazione, è vietato rivelare dati personali e divulgare informazioni riservate riguardanti le procedure curate dalla OPEN.
È fatto divieto assoluto a tutti i destinatari del Codice di offrire pagamenti, doni o altri vantaggi finalizzati ad influenzare gli organi di informazione.
Gestione finanziaria e contabile
La OPEN, al fine di destinare la massima parte delle risorse ai progetti, s’impegna ad un rigoroso controllo della spesa e a contenere i costi di gestione della struttura organizzativa entro i livelli strettamente necessari a garantirne l’efficienza operativa.
La OPEN s’impegna a cofinanziare i progetti e a concorrere alla realizzazione degli stessi anche attraverso la valorizzazione del lavoro volontario.
I fondi destinati ai progetti vengono erogati gradualmente nel tempo, in funzione del reale stato di avanzamento.
Lo stato di avanzamento dei progetti viene controllato attraverso un contatto costante con i responsabili dei progetti, mediante visite sui luoghi di realizzazione dei progetti, avvalendosi anche del supporto di volontari appositamente formati.
Le somme incassate e versate a qualsiasi titolo dalla OPEN transitano esclusivamente sui conti correnti (bancario e postale) appositamente dedicati; i pagamenti e gli incassi sono eseguiti esclusivamente con strumenti di pagamento certo (bonifici bancari e assegni circolari).
La trasparenza della gestione finanziaria e contabile rappresenta un valore fondamentale nei rapporti della OPEN con i propri Stakeholders, in particolare con i soci, e con i finanziatori.
Affinché tale valore possa essere rispettato è, in primo luogo, necessario che l’informazione di base e le registrazioni contabili delle transazioni siano accurate, veritiere e verificabili e che le relazioni e i bilanci siano redatti secondo criteri di chiarezza e completezza.
Nella tenuta della contabilità, la OPEN assicura trasparenza e totale tracciabilità di ogni singola transazione ed operazione finanziaria.
La contabilità viene organizzata in modo che qualunque somma percepita o erogata dalla OPEN, tanto in relazione agli incarichi conferiti, quanto in relazione ai progetti di solidarietà e cooperazione, e, comunque, qualunque transazione ed operazione finanziaria trovi piena ed esatta corrispondenza nelle annotazioni riportate nelle scritture contabili.
Per ogni registrazione contabile che riflette una transazione deve essere conservata una completa ed adeguata documentazione di supporto.
Tale documentazione deve consentire di individuare la data e il motivo dell’operazione che ha generato la rilevazione contabile, nonché la relativa autorizzazione.
La documentazione di supporto deve essere agevolmente reperibile ed archiviata, a cura del dipendente o collaboratore a ciò deputato, secondo opportuni criteri che ne consentano una facile consultazione anche da parte degli enti esterni abilitati al controllo.
Ciascuno è, pertanto, tenuto a collaborare – per quanto di propria competenza – affinché qualsiasi fatto di gestione sia correttamente e tempestivamente registrato nella contabilità conservando, per ogni operazione, la documentazione di supporto.
Nessun dipendente o collaboratore può effettuare, in mancanza di adeguata documentazione di supporto e formale autorizzazione, pagamenti nell’interesse e per conto della OPEN.
Quanti venissero a conoscenza di omissioni o trascuratezza della contabilità e/o della documentazione sulla quale le registrazioni contabili si fondano sono tenuti a riferirne al Consiglio direttivo della OPEN.
Norme di comportamento nei confronti dei minorenni
I destinatari del Codice hanno l’obbligo di vigilare costantemente sui minorenni a qualsiasi titolo loro affidati.
Le relazioni con i minori devono svolgersi in modo ineccepibile sotto il profilo della correttezza morale; non è tollerata nessuna forma di abuso sui minori, sia essa fisica che psicologica.
È richiesto il massimo impegno per preservare la salute psicologica e fisica dei minori, anche al fine di prevenire lo sfruttamento commerciale.
La guida e l’educazione dei minori deve essere condotta in accordo con modelli che valorizzino i principi etici e umani.
